Jak korzystać z reengineeringu procesów biznesowych

1. Istota reengineeringu procesów biznesowych
2. Zwykłe aktualizacje lub reengineering?
3. Reengineering procesów biznesowych w praktyce
4. Co jest potrzebne do udanej reengineeringu

Reengineering procesów biznesowych można wykorzystać na dwa sposoby:

• Dla planowanego rozwoju przedsiębiorstwa, w celu zwiększenia jego efektywności.
• Aby zapobiec upadkowi firmy, która zgromadziła wiele problemów.

Doświadczenie pokazuje, że w drugim przypadku reengineering jest często bardziej skuteczny. Ale jedynym powodem tego jest to, że w sytuacji kryzysowej kierownictwo nie ma prawie nic do stracenia, a reorganizuje się aktywnie i kompleksowo za pomocą systemów BPM. Jeśli firma działa bardziej lub mniej skutecznie, główną przeszkodą dla takiej reformy jest właśnie konserwatyzm i niechęć do poważnych zmian.

Istota reengineeringu procesów biznesowych

Reengineering procesów biznesowych jest tak wszechstronny, że powinien wystąpić na wszystkich poziomach i obejmuje:

• Zmiana przepisów roboczych dla pracowników.
• Przebudowa procesów w firmie.
• Reforma struktury przedsiębiorstwa lub poszczególnych działów.
• Przemyślenie celów i misji firmy.
• Zmiana nastawienia pracowników i kierownictwa.
• Automatyzacja przez

Przekazanie istoty reengineeringu w formie następującego schematu jest tak proste, jak to możliwe:

• Ustawianie określonych zadań.
• Analiza istniejącego modelu pracy.
• Tworzenie nowego modelu pracy (idealny).
• Obliczanie zmian niezbędnych do przejścia do nowego modelu.
• Dokonywanie tych zmian.

Chociaż słowami wszystko jest dość proste, ale doświadczenie pokazuje, że reengineering często okazuje się bardzo „traumatyczny” dla istniejącego schematu przedsiębiorstwa i jego zwykłych podstaw. Nie oznacza to „dekoracyjnej naprawy”, ale wymaga systematycznego i zintegrowanego podejścia. To pragnienie zachowania niektórych elementów starego schematu, które najczęściej stają się przeszkodą w pełnej reengineeringu.

Skuteczność reengineeringu może być bardzo wysoka, zwłaszcza jeśli jest połączona z nowoczesne systemy BPMS . Na przykład pomógł IBM zwiększyć wydajność 100 razy, a Ford zmniejszył liczbę swoich pracowników w dziale zaopatrzenia o trzy czwarte. W większości przypadków reengineering wymaga długiej i trudnej ścieżki rozwoju firmy, ale jeśli ją przejdzie, może osiągnąć naprawdę zauważalne rezultaty.

Zwykłe aktualizacje lub reengineering?

Wydaje się, że oba prowadzą do podobnych wyników: wzrostu wskaźników efektywności, poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ale różnica jest bardzo znacząca.
Prosta modernizacja z reguły dotyczy oddzielnych elementów - na przykład wyposażenia technicznego magazynu. Przeprowadza się to stosunkowo szybko (kilka tygodni zostanie poświęcone na instalację sprzętu). Praca magazynu jest następnie przyspieszana, ale nie zmienia się znacząco: te same działania wymagają mniej czasu.
Reengineering obejmuje inny sposób myślenia, który nie opiera się na istniejących strukturach i procesach w firmie. Zadanie polega na optymalizacji procesów biznesowych w oparciu o to, co jest ważne dla klienta. W tej samej sytuacji magazynowej może się okazać, że zamiast go zaktualizować, bardziej efektywne będzie wynajęcie innego magazynu lub zastosowanie jeszcze bardziej nieoczekiwanych rozwiązań.

Reengineering procesów biznesowych w praktyce

Oczywiste jest, że ostatecznym celem każdej firmy jest jeden - uzyskanie większego zysku. Jednak możliwe jest zwiększenie zysków zarówno poprzez generowanie większych dochodów, jak i poprzez redukcję kosztów, nie ma różnicy.
Dlatego też, przy zachowaniu głównego celu, ustalane są konkretne zadania : wzrost liczby klientów lub wzrost liczby żądań od każdego klienta lub zmniejszenie kosztów określonych procesów - na przykład dostarczanie produktów do sklepów.
Prawidłowe ustawienie problemu jest niezwykle ważne. „Aby zwiększyć pojemność ciężarówki bez zwiększania jej wymiarów”, „aby obniżyć koszty utrzymania działu księgowości o 46 osób” to zadania, których nie można rozwiązać z definicji. Jeśli rozmawiamy o tym, jak przewieźć więcej ładunku w jednym locie, to mogą przyjść pomysły: użyć kilku samochodów lub samochodu z przyczepą. W przypadku księgowości decyzja o objęciu rachunkowości usługami księgowymi lub istotna transformacja pracy działu lub część wymiany pracowników i oprogramowania.
Na drugim etapie aktualny schemat procesów biznesowych firmy jest ustalony i koniecznie trzeba obliczyć, ile czasu i zasobów zużywa każdy etap. To obliczenie pozwala natychmiast zobaczyć najbardziej „wąskie” i problematyczne obszary.
Następnie budowany jest idealny obwód, a następnie wyszukiwane jest jego wdrożenie, na przykład system BPM.

Co jest potrzebne do udanej reengineeringu

Reengineering procesów biznesowych będzie mógł przynieść owoce tylko wtedy, gdy zostaną spełnione wszystkie warunki:

• Gotowość personelu i personelu do zmiany.
• Dostępność wystarczających zasobów i czasu.
• Rozwiązania technologiczne.

Praktyka pokazuje, że przy rozwiązaniach technologicznych, takich jak BPMS, zazwyczaj nie ma trudności. Duży problem polega na tym, że reengineering wymaga dużych inwestycji finansowych w celu przekształcenia przedsiębiorstwa i nie następuje natychmiastowo.
Jeszcze poważniejszą trudnością może być niechęć personelu, a często samego kierownictwa, do podążania tą drogą do końca. Pierwsze trudności przerażają i zmuszają do powrotu, a pierwsze sukcesy sugerują, że można już przestać - aw obu przypadkach proces nie kończy się.
Tylko determinacja i zrozumienie potrzeby złożonych formacji umożliwiają kierownictwu przekazanie tych pomysłów każdemu pracownikowi, co jest głównym kluczem do sukcesu reengineeringu.

Elena Gaidukova, analityk marketingowy, menedżer rozwiązań opartych na marce Comindware Business Application Platform , specjalista w zakresie partnerstw.